Организация мероприятий, а также внедрение и последующая деятельность событий являются чем-то вроде высшей дисциплины делопроизводства и организаций в рамках компании. Запуск нового продукта может зависеть от успеха выставки и репутации всей компании в программе конгресса.
Если одной из ваших задач в секретариате является организация мероприятий от начала до конца, вы знаете, что эта задача очень сложная и небольшая. В то же время, это может быть очень весело. Деятельность организации мероприятия начинается с вопроса: «Что именно мы хотим сделать?» И не заканчивается прощанием с последним гостем.
Организация мероприятия часто находится в руках секретаря. Различные мероприятия, которые могут быть в повестке дня компании и которые все хотят быть запланированными, варьируются от появления на ярмарке до конференции по обслуживанию на местах и мероприятия по формированию команды до ежегодной рождественской вечеринки. Требования, с которыми вы столкнетесь, могут сильно различаться. На внешнем мероприятии позаботьтесь о подходящем отеле и забронируете кейтеринг.
Внутренний праздник для сотрудников может проходить в офисе, в котором вы можете безопасно создать игровую комнату для детей ваших коллег. Если вы планируете участвовать в выставке, дата мероприятия нужно будет сообщить предварительно. Если вы организуете конгресс самостоятельно, вы должны следить за другими событиями в непосредственной близости и т.д. Каждое мероприятие должно планироваться и готовиться индивидуально, но основные этапы управления мероприятиями часто бывают похожими. Организация мероприятий часто проводится в команде, особенно для крупных мероприятий. Тогда точные договоренности необходимы.
От подготовки к продолжению: организуйте идеальные мероприятия
Каждое событие стоит денег. При хорошей подготовке убедитесь, что вы используете бюджет с умом. Это гарантирует, что ваша компания действительно достигает целей, которые она стремится достичь с помощью мероприятия. Это означает, что некоторые из наиболее важных ключевых слов, касающихся подготовки и проведения мероприятий, уже упоминались: организация мероприятий посвящена определению целей, рамочных условий и финансирования.
Крайне важно, чтобы начать работать над событием на ранней стадии. Чем дальше время, тем труднее становится, например, найти подходящий отель по разумной цене или забронировать предпочитаемых ораторов вашего босса. Часто вам приходится думать с точки зрения организации мероприятий в течение очень длительного периода времени. Кроме того, ваше приглашение не должно быть получено желаемыми вами гостями слишком поздно, чтобы их график еще не был слишком полным.
При подготовке вашего мероприятия используйте следующие вопросы:
- Что именно мы хотим сделать?
- Какую цель мы преследуем с этим событием?
- Кто должен принять участие?
- Когда должно состояться наше мероприятие?
- Где это должно происходить?
- Кто за что отвечает?
Конечно, это только вопросы более высокого уровня, ответы на которые влечет за собой множество других вопросов и этапов работы.
